Niniejszy dokument dotyczy usług realizowanych przez firmę By Example sp.o.o. za pomocą narzędzia “Robbo ByExample”, które automatyzuje tworzenie i prezentowanie “materiałów marketingowych” przez “Użytkowników” tej usługi.
Wytworzone z pomocą Robbo ByExample materiały marketingowe mogą być przez Użytkowników udostępniane przez nich w “Internecie” (Internecie, Extranecie oraz Intranecie) również z wykorzystaniem “Robbo ByExample” - na zasadach samodzielnie przez nich konfigurowanych, zgodnie z funkcjonalnością Robbo ByExample opisaną w dokumentacji użytkowej oraz technicznej.
Tworzenie, prezentowanie oraz udostępnianie materiałów marketingowych przez Robbo ByExample polega wyłącznie na zmianie ich formatu technicznego oraz wyglądu. Nie są zmieniane, uzupełniane żadne informacje merytoryczne w tych materiałach, a w szczególności związane z prywatnością czy ochroną danych osobowych.
Robbo ByExample działa w oparciu o treści marketingowe samodzielnie tworzone i modyfikowane przez Użytkowników w systemie firmy trzeciej “Notion”, informacje te są przetwarzane przez ten system niezależnie od Robbo ByExample na zasadach określonym przez Notion.
Robbo ByExample udostępnia materiały marketingowe w Internecie w oparciu o hosting firmy Amazon, na serwerach znajdujących się w obszarze Unii Europejskiej - jako statyczne strony HTML / CSS / JavaScript bez dodatkowego systemu Back End’u, który realizowałby jakiekolwiek dodatkowe przetwarzanie materiałów marketingowych Użytkowników oraz jakichkolwiek danych “Internautów” oglądających te materiały marketingowe.
Administrator i dane
“Administratorem” zbierającym dane Użytkowników korzystających z Robbo ByExample w zakresie niezbędnym do korzystania tej usługi oraz kontroli zasad korzystania z tej usługi jest By Example, ul. Gospodarcza 26, 20-213 Lublin, NIP 9462699950, KRS 0000857983
“Dane osobowe” są informacjami o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym IP urządzenia, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie oraz innej podobnej technologii.
Po pojęciem “RODO” rozumie się Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz inne przepisy służące temu samemu celowi - w zakresie w którym sa zgodne z wytycznymi Europejskimi.
Cele przetwarzania
Dane osobowe wszystkich osób korzystających z Robbo ByExample, w tym Użytkowników oraz Internautów, przetwarzane są przez Administratora w celu świadczenia usług drogą elektroniczną w zakresie udostępniania treści. Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Oznacza to, że
Aktywność wszystkich osób korzystających z Robbo ByExample w tym ich Dane osobowe, mogą być rejestrowane w logach systemowych.
Zebrane w logach informacje przetwarzane są tylko w celach związanych ze świadczeniem usług.
Administrator przetwarza w celach technicznych, administracyjnych, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa systemu informatycznego oraz zarządzania tym systemem, a także w celach analitycznych i statystycznych – w tym zakresie podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Pliki cookies i inne metody analityczne
Administrator wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie wyłącznie w celu dostarczania Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną oraz poprawy jakości tych usług.
W związku z tym Administrator oraz inne podmioty świadczące na jego rzecz usługi analityczne oraz statystyczne korzystają z plików cookies, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika.
Korzystanie z plików cookies w ramach Robbo ByExample nie ma na celu identyfikacji Użytkowników celem profilowania czy jakichkolwiek działań marketingowych, a wyłącznie odnosi się do poprawy bezpieczeństwa oraz efektywności działania narzędzia Robbo ByExample.
Określone jak powyżej niezbędne pliki cookies mogą być instalowane wyłącznie przez Administratora za pośrednictwem Robo ByExample.
Podstawą prawną przetwarzania danych w związku ze stosowaniem niezbędnych plików cookies jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO).
Funkcjonalne pliki cookies są stosowane w celu zapamiętania i dostosowania Serwisu wyłącznie do wyborów Użytkownika oraz Internautów. Przykładowo w zakresie preferencji językowych.
Analityczny monitoring umożliwia pozyskanie informacji takich jak liczba wizyt, wielkość danych oraz ich przesyłu. Przetwarzanie danych odbywa się w celu poprawy wydajności oraz analizy pod kątem poziomu wykorzystania Robbo ByExample i wynikających stąd obciążeń finansowych lub ograniczeń abonamentowych Użytkowników.
Podstawą prawną przetwarzania Danych osobowych w związku ze stosowaniem niezbędnych i analitycznych plików cookies przez Administratora, w tym celu jest jego uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO), polegający na zapewnieniu najwyższej jakości usług świadczonych w Serwisie.
Przetwarzanie Danych osobowych w związku z wykorzystaniem funkcjonalnych plików cookies jest uzależnione od uzyskania zgody Internautów za pośrednictwem Robbo ByExample.
Zgodna na monitoring analityczny jest częścią procesu rejestracji Uzytkowników, gdyż dotyczy tylko nich, wycofanie tej zgody oznacza rezygnację z usługi Robbo ByExample, gdyż jest niebedna do prowadzenia usług.
Nie stosujemy reklamowych plików cookies.
Okres przetwarzania
Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Co do zasady dane przetwarzane są przez czas świadczenia usługi lub realizowania zamówienia, do czasu wycofania wyrażonej zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych w przypadkach, gdy podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora.
Okres przetwarzania danych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym czasie jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa. Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.
Uprawnienia Użytkowników oraz Internautów
Użytkownik posiada samodzielny dostęp do wszelkich treści marketingowych przez siebie tworzonych i może sam je usuwać oraz modyfikować.
W zakresie, w jakim dane Użytkowników oraz Internautów są przetwarzane są na potrzeby realizacji usługi Robbo By Example Użytkownicy mogą tę zgodę wycofać rezygnując z usługi.
Odbiorcy danych
W związku z realizacją Robbo ByExample Dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych takim jak Amazon czy Notion.
Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
Przekazywanie danych
Poziom ochrony Danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG) różni się od tego zapewnianego przez prawo europejskie. Z tego powodu Administrator współpracuje z Europejskim oddziałem firmy Amazon i nie przekazuje danych osobowych poza EOG.
Wyjątkiem jest działanie samych Użytkowników, którzy mogą samodzielnie przetwarzać swoje dane marketingowe zawierające również Dane Osobowe w systemie Notion, MS Office czy podobnych z którymi Robo ByExample jest zintegrowany.
Bezpieczeństwo danych
Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że Dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.
Kontakt
Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail contact@createbyexample.com lub adres korespondencyjny al.Gospodarcza 26, 20-213 Lublin, Polska.
Zmiany polityki prywatności
Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.
Aktualna wersja Polityki i ostatnia modyfikacja została przyjęta i obowiązuje od 1 października 2023 roku.